Twee soorten houdbaarheidsdata
Er bestaan twee soorten houdbaarheidsdata of vervaldata. Voor producten die relatief lang houdbaar zijn hebt u een datum van minimale houdbaarheid (“ten minste houdbaar tot” of kortweg “THT”). Deze geeft aan hoelang een voedingsmiddel zijn smaak, kleur en andere eigenschappen behoudt, als het onder de juiste omstandigheden wordt bewaard. Voor snel bederfelijke producten hebt u een uiterste consumptiedatum (“te gebruiken tot” of simpelweg “TGT”). In de drankensector wordt met houdbaarheidsdatum vrijwel altijd de THT-datum bedoeld, behalve in enkele uitzonderlijke gevallen.
Voor veel producten in de drankensector is er geen houdbaarheidsdatum zichtbaar op het etiket, denk maar aan wijn en sterke drank. Dat komt omdat de THT niet verplicht is voor wijnen en dranken met een alcoholgehalte van meer dan 10%. De meeste bieren hebben echter een alcoholgehalte van minder dan 10% en moeten de THT dus vermelden. Ook voor zwaardere bieren wordt de THT doorgaans toch vermeld op de fles.
Waarom de houdbaarheidsdatum bijhouden?
Het correct registreren van de houdbaarheidsdatum, vaak in combinatie met een lotnummer, vergt een behoorlijke inspanning. De THT heeft geen vaste plaats op een product, waardoor hij soms moeilijk vindbaar is. Bovendien is de datum ook niet altijd goed leesbaar. Daarbovenop komt het dan nog voor dat een geleverde pallet een aantal kratten bevat met verschillende houdbaarheidsdata, waardoor elke krat afzonderlijk gecontroleerd moet worden. Waarom dan al die moeite doen?
Het nauwgezet bijhouden van de houdbaarheidsdatum is namelijk cruciaal voor een gezonde voorraad. Dit is nog meer het geval indien bepaalde artikelen gedurende langere tijd (weken of zelfs maanden) bewaard worden. U wil namelijk vermijden dat voorraad niet meer kan verkocht worden omdat deze vervallen is. Vaak komt daar dan nog bij dat het vernietigen van vervallen voorraad een extra kost met zich meebrengt. Denk maar aan voorraad die zich in een geregistreerd entrepot bevindt en die dus via een gespecialiseerde firma vernietigd moet worden om te voldoen aan de eisen van de Douane.
Daarnaast is er nog een extra reden om de houdbaarheidsdatum bij te houden. In het geval klanten hun goederen retour sturen omwille van een verstreken houdbaarheidsdatum, wil u er zeker van zijn dat deze goederen wel degelijk door u geleverd werden. Dankzij de gedetailleerde voorraadhistoriek in Douano is het mogelijk om voor elk lot in de voorraad te traceren welke klant deze ontvangen heeft en op welk tijdstip. Zo kan u vermijden dat goederen gecrediteerd worden die oorspronkelijk niet uit uw magazijn komen.
Slim stockeren betekent ook slim picken
Om de registratie van de THT zo eenvoudig mogelijk te maken, laat Douano toe om voor elk product afzonderlijk aan te geven of de houdbaarheidsdatum verplicht moet bijgehouden worden. Indien de aangekochte goederen meerdere houdbaarheidsdata hebben, is het eenvoudig om deze lijnen uit te splitsen om zo per lijn een andere datum in te voeren. Zo kan u per product verzekeren dat ingevoerde voorraad de nodige gegevens bevat om een slimme picking toe te laten.
Bij het bevestigen van een verkoopbestelling zal Douano er automatisch voor zorgen dat voorraad die eerst komt te vervallen, ook als eerste gepickt wordt. Het gevolg is dat de voorraad zo jong mogelijk blijft en dat er wordt vermeden dat oudere voorraad vergeten wordt. Indien u voor een bepaalde bestelling dan toch een ander lot wil picken, dan volstaat het om het gewenste lot te selecteren in de picklijst. Op die manier kan u bijvoorbeeld vermijden dat verschillende kleinere loten met afwijkende houdbaarheidsdatum worden samengevoegd in één bestelling.