Het belang van lotnummertracering in de drankensector
Zowel het Belgische FAVV als de Nederlandse NVWA verplichten producenten van drank om bij te houden welke voedingsmiddelen ze aankopen, verwerken en verkopen. De eenvoudigste manier om dit te doen is door het bijhouden van lotnummers of batchnummers tijdens het aankoop-, productie- en verkoopproces.
Wettelijk verplicht
Het Belgische Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit verplichten producenten van voedingsproducten om bij te houden welke grondstoffen gebruikt werden en waar die grondstoffen, al dan niet verwerkt, terecht gekomen zijn. Deze verplichting geldt ook voor brouwers, distilleerders en producenten van andere types drank. De checklists die hierbij gehanteerd worden en die je dus ook voor autocontrole kan gebruiken vind je hier terug:
Het grotere geheel: HACCP
Het kunnen traceren van de producten is slechts een onderdeel van de verplichtingen die gelden voor de voedselveiligheid. In het algemeen geldt dat een HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) plan moet opgesteld worden. Dit steunt op 7 principes die door de WHO (World Health Organization) worden beschreven:
- Inventariseer alle potentiële gevaren.
- Stel de kritische beheerspunten (CCP's) vast – de punten in het proces waar het risico kan worden voorkomen of beperkt.
- Geef per CCP de kritieke grenzen aan.
- Stel vast hoe de CCP's bewaakt of gemonitord worden.
- Leg per CCP de correctieve acties vast die moeten leiden tot herstel van de veiligheid.
- Pas verificatie toe – een periodieke check om na te gaan of de HACCP-aanpak goed werkt.
- Houd documentatie en registraties bij – leg vast wat je hebt aangepast en hoe.
Lotnummertracering voor producenten van dranken
Wil je een correcte lotnummertracering doen? Dan moet je met een aantal zaken rekening houden. In de verschillende fasen van het aankoop-, productie- en verkoopproces zal je enerzijds de producten moeten identificeren en anderzijds de bewegingen met deze producten registreren.
Om te beginnen moet je voor alle aangekochte grondstoffen én primaire verpakkingen het lotnummer bijhouden. Primaire verpakkingen zijn verpakkingen die direct om het product zitten. Voorbeelden hiervan zijn flessen, blikken en kroonkurken.
Daarna moet je tijdens het productieproces registreren welke producten je hebt gebruikt. Dit doe je door te identificeren welke lotnummers je gebruikt hebt alsook de hoeveelheden van elke batch.
Tenslotte is het ook belangrijk dat je vastlegt welke lotnummers uiteindelijk naar jouw klant worden verzonden.
In het geval van een probleem, moet je in staat zijn om snel actie te ondernemen en de juiste klanten hiervan op de hoogte te brengen. Zo moet je kunnen aantonen in welke afgewerkte producten een bepaalde grondstof verwerkt is, maar ook omgekeerd moet je kunnen oplijsten welke klanten een bepaald lotnummer allemaal hebben ontvangen.
Dit alles kan je alleen doen als je alles netjes registreert en op een efficiënte manier kan raadplegen. Het is duidelijk dat het actualiseren van deze gegevens een omvangrijke administratieve taak is. Je kan dit trachten in een spreadsheet te doen, maar als je gebruik maakt van software zoals Douano, dan bespaar je jezelf een hoop tijd en moeite. Zo kan je in Douano razendsnel terugvinden wanneer een lotnummer werd aangekocht, in welke batches deze werd gebruikt en wie deze allemaal heeft ontvangen.
Deze verplichting biedt ook kansen!
Ook al ben je wettelijk verplicht om een goede lotnummertracering te kunnen uitvoeren, het biedt ook voor jouw bedrijf kansen om jezelf betrouwbaar in de markt te zetten. Het kan namelijk voorkomen dat je vaststelt dat een bepaalde batch niet aan de kwaliteitseisen voldoet, zoals kleur, smaak, geur, terwijl er geen risico is voor de volksgezondheid. In dit geval heb je in principe geen meldingsplicht, maar mits een goede lotnummertracering kan je wel de betrokken klanten pro-actief inlichten en de goederen omruilen. Op die manier vermijd je imagoschade en weten je klanten dat ze op beide oren kunnen slapen wanneer ze jouw producten aankopen.