Accijnzen: rechten, maar ook plichten

Als u een entrepot of accijnsgoederenplaats (AGP) hebt, dan krijgt u er vroeg of laat mee te maken: controle door de Douane. Bij velen boezemt dit een spontane angst in. In deze reeks willen we u laten zien dat deze schrik niet gegrond hoeft te zijn. Het eerste artikel van deze reeks focust op het beheer van afgewerkte producten zoals afgevulde kratten en vaten.

Van zodra uw voorraad van accijnsplichtige goederen begint toe te nemen, kan het zinvol zijn om een erkenning als entrepothouder of toestemming voor een accijnsgoederenplaats aan te vragen. Een groot voordeel hiervan is dat u pas accijnzen moet afdragen aan de Douane op het moment dat de goederen worden uitgeslagen ter verbruik. Een entrepot of AGP bevindt zich namelijk onder schorsing van accijnzen. Afhankelijk van de accijnswaarde van uw voorraad kan dit meteen een positieve invloed hebben op uw cashflow. Ook als u goederen exporteert naar het buitenland moet u hiervoor eerst toestemming krijgen van de Douane.

Uiteraard brengt het beheren van een dergelijke locatie onder schorsing van accijnzen ook een aantal plichten met zich mee. Zo moet u heel strikt alle voorraadbewegingen van en naar uw entrepot registreren. In België moet dit gebeuren in de zogenaamde "Voorraadfiche afgewerkte producten". In Nederland kan u opteren voor de geautomatiseerde opgave in het GPA-formaat. Het correct aanvullen van deze documenten vereist de nodige inspanning en daar durft het wel eens fout lopen.

Nochtans kan u heel wat zaken doen waardoor u zich geen zorgen hoeft te maken bij een al dan niet aangekondigde controle. We lijsten hieronder 5 tips op waarmee u meteen aan de slag kan.

Visuele aanduiding van voorraadlocaties

Om probleemloos te kunnen picken is het belangrijk dat u steeds weet in welke zone de goederen zich bevinden: staan de goederen onder schorsing van accijnzen of niet? Naast een entrepot hebt u immers vrijwel steeds ook één of meerdere voorraadlocaties waarin zich de reeds veraccijnsde goederen bevinden. Aangezien deze locaties zich soms in dezelfde fysische ruimte bevinden is het daarom belangrijk om visueel duidelijk te maken waar de ene zone begint en de andere eindigt.

Dit kan op verschillende manieren. Een heel duidelijke indicatie is natuurlijk een muur tussen de zones bouwen. Het nadeel hiervan is dat u hier moeilijk nog aanpassingen kan aan doen wanneer u een bepaalde zone wil uitbreiden. Een andere optie is om met opvallende plakband op de grond de zones in te delen. Ook dit is meteen zichtbaar en heeft als voordeel dat de zones achteraf nog gemakkelijker kunnen aangepast worden.

Duidelijke afspraken met verkopers

Het gebeurt soms dat mensen vlug nog wat stalen nodig hebben, denk maar aan verkopers die de baan op gaan en gratis producten willen geven om klanten te overtuigen. Het eenvoudigste is natuurlijk om deze producten rechtstreeks uit het magazijn te halen. Het risico bestaat hier echter in het feit dat deze producten zich misschien wel onder schorsing van accijnzen bevinden. De kans dat dit geregistreerd wordt is klein, met een foute voorraadfiche tot gevolg.

Om dit probleem op te lossen is het vaak voldoende om aan elke verkoper een eigen voorraad met veraccijnsde producten toe te kennen. Deze voorraad kan dan regelmatig aangevuld worden vanuit het entrepot, waarbij de producten uitgeslagen en geregistreerd worden. In Douano is het mogelijk om op een eenvoudige manier dergelijke voorraadbewegingen in te voeren. De registratie in de voorraadfiche gebeurt dan automatisch en de producten worden opgenomen in de volgende AC4-aangifte.

Picklijsten naleven

Voor bepaalde verzendingen kan het gebeuren dat een deel van de producten reeds veraccijnsd zijn, terwijl een ander deel zich nog onder schorsing van accijnzen bevindt. Douano stelt bijvoorbeeld automatisch de picklijsten op op basis van het principe: wat eerst komt te vervallen, moet eerst buiten (FEFO). Het kan ook zijn dat er op de ene locatie niet meer voldoende voorraad aanwezig is, waardoor er ook in een andere locatie moet gepickt worden.

In dergelijke scenario's is het van belang dat het klaarzetten van de verzending met de nodige zorg gebeurt en dat de magazijnier een duidelijk overzicht heeft van welke producten waar gepickt moeten worden. Daarom biedt Douano de mogelijkheid om verschillende picklijsten te genereren voor de verschillende voorraadlocaties, ook al behoren de goederen tot eenzelfde verzending.

Breuk aangeven

Af en toe kan het gebeuren dat een deel van de voorraad niet meer verkoopbaar is omwille van breuk. Wanneer de breuk ontstaan is alvorens de goederen ontvangen werden (bijvoorbeeld tijdens het transport), is het beter om de goederen te weigeren en met de leverancier of transporteur tot een oplossing te komen.

Wanneer de breuk echter intern ontstaat, dan zijn deze goederen reeds opgenomen in de "Voorraadfiche afgewerkte producten". In dit geval verzamelt u best zo snel mogelijk het nodige bewijsmateriaal (zoals foto's) om daarna de Douane hiervan op de hoogte te brengen. U moet namelijk kunnen bewijzen dat u de goederen niet heeft verkocht en er dus ook geen accijnzen op verschuldigd bent.

Hetzelfde geldt ook voor producten die niet meer kunnen verkocht worden omwille van het feit dat de houdbaarheidsdatum verstreken is. In dit geval kan het zelfs gebeuren dat de Douane ter plaatse komt om de goederen te laten vernietigen onder schorsing van accijnzen.

Regelmatig (een deel van) de voorraad tellen

Als u bovenstaande regels met de nodige discipline in acht neemt kan u op zich weinig problemen verwachten. Indien u helemaal gerust wil zijn, raden wij aan om de voorraad op regelmatige basis te tellen. Dit kan u ook gefaseerd doen, waarbij u de ene week een deel van de voorraad telt, en de andere week het andere deel. Hoe dan ook laat het u toe om tijdig in te grijpen wanneer u afwijkingen vaststelt. Bovendien zal ook uw boekhouder op het einde van het jaar tevreden zijn als de inventarisatie aansluit bij de verwachte voorraadwaardering.

In Douano is het eenvoudig om voorraadtellingen in te geven, waarbij automatisch de nodige correcties worden uitgevoerd indien de getelde voorraad toch zou afwijken van de geregistreerde voorraad. U kan achteraf ook nog steeds zien wanneer en waarom een correctie werd uitgevoerd dankzij de gedetailleerde voorraadhistoriek.

No stress, when duty calls

Als gebruiker van Douano heeft u alle mogelijkheden in handen om de registratie van de "Voorraadfiche afgewerkte producten" nauwkeurig bij te houden. Douano assisteert u in elk stap van het aan- en verkoopproces en biedt de nodige documenten netjes aan wanneer u ze nodig hebt. Geen stress dus, wanneer de Douane op bezoek komt.

Wenst u dit zelf in actie te zien? Contacteer ons dan voor een gratis demo.