Belangrijke documenten voor de Douane

In het vorige artikel van deze reeks hadden we het over de "Voorraadfiche grondstoffen" die ten allen tijde beschikbaar moet zijn als de Douane deze opvraagt. Hetzelfde geldt voor de Voorraadfiche afgewerkte producten.

Naast deze twee cruciale overzichten zijn er echter nog twee belangrijke documenten die aan de Douane moeten voorgelegd worden: de brouwaangifte en het werkregister. In dit artikel gaan we dieper in op beide documenten en hoe deze in Douano beschikbaar zijn.

De combinatie van al deze documenten, samen ook wel de voorraadadministratie genoemd, hebben voor de Douane als doel om de flow te kunnen volgen van grondstoffen tot afgewerkte producten en op die manier te weten hoeveel effectief geproduceerd werd.

Brouwaangifte

Als brouwerij of stokerij hebt u de verplichting om, per type product (bier, gin, whisky, ...) een brouwaangifte in te dienen op het hulpkantoor van de Douane. Het hulpkantoor staat vermeld op uw vergunning "Erkend entrepothouder". Dit document moet ingediend worden uiterlijk de derde dag vóór de dag van het begin van de werken in de roerkuip.

Elk brouwsel dat u produceert, moet een uniek volgnummer krijgen. Dit nummer moet vermeld worden op de brouwaangifte, samen met het tijdstip van het begin van de werken en het vermoedelijke tijdstip van het einde van de werken. Het is voor de Douane ook nodig om te weten hoeveel u gaat produceren en wat de accijnsbasis is voor het brouwsel, uitgedrukt in graden Plato, in het geval van bier, of procent ABV (Alcohol By Volume), in het geval van ethylalcohol.

Douano biedt u de mogelijkheid om de brouwaangifte automatisch aan te maken op basis van de brouwopdrachten die u heeft klaarstaan. U kiest zelf welke brouwsels u reeds wenst door te geven, waarna Douano een PDF-document genereert met alle benodigde gegevens. Dit document kan dan via e-mail aan de Douane bezorgd worden.

Werkregister

Daar waar de brouwaangifte op voorhand moet worden bezorgd aan de Douane, moet het werkregister bijgehouden worden tijdens het brouw- en bottelproces. Het werkregister moet toelaten om te zien wanneer het brouwen precies plaatsvond, welke toestellen gebruikt werden en welke ingrediënten effectief werden verbruikt.

Daarnaast bevat het werkregister ook bepaalde metingen, zoals (in dit geval voor bier) het aantal hectoliter graden Plato en de hoeveelheid uitgeslagen wort in hectoliter. Indien de Douane vraagt om ook nog andere metingen bij te houden, dan kunnen deze in Douano eenvoudig worden toegevoegd.

Het is ook nodig om in dit register te vermelden hoeveel afgewerkte producten uiteindelijk werden gemaakt en waar deze terug te vinden zijn in de "Voorraadfiche afgewerkte producten".

Het correct registreren en bijhouden van deze gegevens kan een hele klus zijn. Douano probeert dit echter zo eenvoudig mogelijk te maken door het werkregister automatisch aan te vullen tijdens het doorlopen van het brouw- en bottelproces. Op het einde van deze processen biedt Douano een PDF-document aan waarin niet alleen alle verplichte gegevens zijn opgenomen, maar waarmee het ook gemakkelijk wordt om werkregisters en voorraadfiches met elkaar te verbinden.

Wenst u dit zelf allemaal in actie te zien? Contacteer ons dan voor een gratis demo.