In elk bedrijf, ongeacht de sector, is er nood aan administratie. Dit kan gaan van heel duidelijke noden zoals facturatie tot bijzonder complexe processen die volledig geautomatiseerd en gedocumenteerd moeten worden. Voor brouwerijen komen daar nog heel wat zaken bovenop. Denk maar aan accijnsberekeningen en -registraties, lotnummertraceringen voor de voedselveiligheid en kwaliteitsdoeleinden, voorraadbeheer, ...

Het is tegenwoordig haast ondenkbaar om dit alles nog manueel bij te houden. Vandaar dat er ook een aantal tools en software oplossingen zijn die je hierbij proberen te helpen. Maar waar moet je nu op letten als je zélf de keuze moet maken? Hoe kies je de oplossing die het best bij je past, nu en op langere termijn?

Denk toekomstgericht

Het selecteren van een goede software oplossing is een belangrijke stap. Je gaat er namelijk vaak mee werken en dit gedurende meerdere jaren. Om de beste keuze te kunnen maken, moet je niet alleen rekening houden met wat je vandaag nodig hebt, maar ook aan wat je morgen nodig hebt. Denk hierbij voldoende ruim en beperk je niet alleen tot voorraad en facturatie:

• Je hebt misschien al plannen of de ambitie om te investeren in een eigen brouwinstallatie. De nodige administratie voor de Douane wordt nog een pak complexer in dat geval.

• Wat als je gaat exporteren naar het buitenland?

• Ondanks dat je veel hebt verkocht staat er geen geld op de rekening. Laat je niet nekken door cashflow problemen.

• Je hebt vertegenwoordigers die je product in de markt zetten maar hebt geen zicht op wat ze doen en wat ze opbrengen.

• Je hebt personeel om te helpen met je administratie, productie en verkoop maar weinig tijd om ze op te leiden.

• Wat als binnenkort meerdere personen tezelfdertijd en van thuis uit toegang moeten hebben tot de administratie?

• Je maakt geschenkverpakkingen, met alle implicaties op de voorrraad vandien.

• Je beslist om het transport geheel of gedeeltelijk zelf te organizeren.

• De prijzen van de grondstoffen wijzigen en je wil weten welke impact dit zal hebben op de verkoopprijs.

• De uitstraling van je bedrijf hangt niet alleen af van je product, maar ook van de communicatie en stipheid naar je klanten toe: bestelbonnen, zendnota's, facturen, prijslijsten, ... moeten er goed uitzien.

• Wat als je op een overwacht moment controle krijgt van de Douane en je duidelijke en correcte documenten moet kunnen voorleggen?

Zorg dat de oplossing die je kiest zonder probleem meegroeit met jouw brouwerij. Overstappen naar een nieuw systeem tijdens je groei, ongeacht de kostprijs, kost altijd tijd en moeite.

Excel

Veel startende ondernemingen nemen initieel hun toevlucht tot rekenbladen (spreadsheets) en tekstverwerkers voor het bijhouden van de administratie. De bekendste voorbeelden van zo'n programma's zijn natuurlijk Microsoft Excel en Microsoft Word. Excel is zowat het meest dankbare software programma dat bestaat, want:

• het is relatief goedkoop;

• iedereen kan er gemakkelijk mee werken;

• het is enorm krachtig in zijn mogelijkheden.

Het is daarom heel logisch dat veel startende bedrijven kiezen voor Excel. Dat lukt vaak nog vrij goed ook: orders worden ingegeven in een rekenblad, voorraad wordt aangepast in een ander rekenblad en de facturen worden opgesteld in een tekstverwerker door de gegevens van het order te kopiëren.

Ook grote bedrijven maken trouwens nog steeds gebruik van Excel ondanks de grote investeringen die ze hebben gemaakt in krachtige software oplossingen. Kortom: Excel is vandaag de dag niet meer weg te denken uit een bedrijf.

Voor veel bedrijven is dat misschien al voldoende, maar voor brouwerijen stopt het hier niet. Je hebt namelijk nog heel wat extra verplichtingen die zo typisch zijn voor deze sector, denk maar aan:

• Leeggoed

• Accijnsberekeningen

• Accijnsaangiftes

• e-AD aangiftes

• Voorraadfiches voor afgewerkte producten

• Voorraadfiches voor grondstoffen

• Brouwaangiftes

• Werkregisters

• Lotnummertracering van grondstoffen en afgewerkte producten

• Metingen zoals temperaturen, zuurtegraden, densiteiten, ...

Een hele lijst dus, waarvoor je dan ook voldoende tijd moet voorzien om dit in Excel te krijgen. Wil je je voorraad en accijnsadministratie in Excel beheren, dan geven we je alvast volgende tips mee:

• Hou de accijnstarieven zelf in een apart tabblad bij zodat je deze kan aanpassen wanneer deze stijgen.

• Hou je voorraadlocaties bij in een apart tabblad en duid aan of een locatie al dan niet onder schorsing van accijnzen valt.

• Hou in een tabblad de gegevens van je klanten bij.

• Hou per afleveradres van een klant bij of de goederen al dan niet onder schorsing van accijnzen moeten worden geleverd.

• Maak een tablad met de stamgegevens van je producten, zoals graden Plato, de brouwerijgrootte, het alcoholpercentage, het verpakkingstype, het accijnstype (bier, alcoholvrij bier, wijn, mousserende wijn, ...).

• Maak je eigen Excel functie of gebruik formules om de accijnzen te berekenen.

• Maak een tabblad aan waarin je al je voorraadbewegingen bijhoudt, zowel van grondstoffen, halffabricaten als afgewerkte producten.

• Maak een tabblad voor je accijnsaangiftes.

Verzeker je er daarna ook van dat alles goed getest en nogmaals getest werd. We kunnen niet genoeg benadrukken dat het testen van je Excel administratie cruciaal is. Op het internet zijn tal van voorbeelden te vinden van kapitale fouten in Excel, waardoor bedrijven zwaar gezichtsverlies hebben geleden. Je wil namelijk vermijden dat je te weinig accijnzen doorrekent of foutieve registraties hebt in de voorraadfiches.

Denk ook goed na of je de minder frequente scenario's kan beheren, zoals last-minute wijzigingen van verkooporders, aanpassingen aan de accijnstarieven, bijhouden van lotnummers in geschenkverpakkingen, ...

Uiteraard is de kostprijs ook een belangrijk aspect, maar hoewel Excel goekoop is in aanschaf, is het gebruik ervan niet altijd goedkoop. Denk maar aan het corrigeren van fouten omwille van foutieve ingaves, boetes bij controles omdat de documenten niet in orde zijn, tijdverlies omwille van het zoeken naar bepaalde functionaliteiten in een ingewikkeld rekenblad, verlies van gegevens omwille van een gestolen laptop, ...

Zorg tenslotte ook dat je niet de bottleneck wordt van je brouwerij. Misschien wil je niet iedereen toegang geven tot deze documenten, en moet je dus alles zelf invoeren op basis van losse blaadjes die brouwers en vertegenwoordigers komen afgeven, met foutieve overnames en langere verwerkingstijden tot gevolg.

Professionele software

Je kan er ook voor opteren om software aan te schaffen om je administratie op punt te stellen. Kies je voor een generieke software oplossing, dan kan je meteen een aantal zaken automatiseren, zoals verkoopbestellingen en facturatie. Er zijn heel wat oplossingen beschikbaar waar veel bedrijven goed gebruik kunnen van maken. Maar ook hier moet je opletten, want hoewel dergelijke generieke systemen heel krachtig kunnen zijn, bieden ze lang niet allemaal de specifieke functionaliteiten die je als brouwer nodig hebt.

Kies je daarentegen voor een sectorspecifieke oplossing, dan heb je een krachtige tool in handen waarmee je op een veilige en transparante manier jouw processen kan beheren en automatiseren in plaats van het eenvoudigweg bijhouden van gegevens in een lijst. De automatisatie kan op verschillende niveau's plaatsvinden en kan bij voorkeur zodanig ingesteld worden dat je maximale tijdswinst en efficiëntie boekt.

We zetten daarom graag een aantal zaken op een rijtje waar je zeker moet bij stilstaan indien je twijfelt tussen een generiek, vaak goedkoper programma, en een oplossing die specifiek gericht is op de brouwerijsector. De vergelijkende tabel hieronder kan je gebruiken om te bepalen wat voor jou belangrijk is, om op die manier inzicht te krijgen in de oplossing die het best geschikt is.

Hoe maak je nu de beste keuze?

Maak vooreerst een goede voorbereiding. De volgende vragen kunnen hierbij helpen:

• Hoeveel tijd en geld wil ik besteden om het programma aan te schaffen en in gebruik te nemen?

• Hoeveel tijd en geld wil ik jaarlijks uitgeven aan onderhoud en ondersteuning?

• Welke processen zijn eigen aan mijn sector en welke zijn generiek? Breng deze processen in kaart.

• Hoeveel mensen moeten het programma gebruiken?

• Kijk wat er op de markt beschikbaar is.

• Ga na wat andere brouwerijen gebruiken.

Vraag zeker naar een demo. Bij een demo zal je vooral leren wat een programma allemaal kan, maar het is ook goed om te begrijpen wat een programma niet kan. Wees daarom ook zelf goed voorbereid zodat je relevante vragen kan stellen. Wij geven alvast een aantal vragen mee die relevant zijn voor deze sector:

• Kan je een aantal referenties voorleggen en mogen wij deze contacteren?

• Kunnen de accijnzen automatisch worden berekend en herberekend in het geval van gewijzigde accijnstarieven?

• Kunnen er meerdere voorraadlocaties worden beheerd en kan er een onderscheid worden gemaakt tussen een AGP / entrepot en een gewoon magazijn?

• Kan je op een eenvoudige manier accijnsaangiftes doen?

• Kan je toeslagen definiëren zoals leeggoed / emballage of VBR?

• Is batch- of lotnummernummer tracering mogelijk?

• Kan je je documenten in verschillende talen opstellen?

• Kan je betalingsherinneringen uitsturen om jouw cashflow te bewaken?

• Is er goede ondersteuning beschikbaar waar je op kan rekenen?

Besteed ook voldoende aandacht aan wat de totale kostprijs voor jou zal zijn. De volgende vragen moeten hierbij zeker beantwoord worden:

• Wat is de kost om het aan te schaffen?

• Wat is de jaarlijkse onderhoudskost?

• Wat is de kost om naar de nieuwste versie te gaan?

• Hoeveel moet ik minimaal afnemen qua aantal licenties of afnametermijn?

• Wat is de kost voor een opleiding?

• Zijn er extra kosten voor ondersteuning?

• Wat is de totale kost voor de ontwikkeling van functionaliteiten die niet aanwezig zijn?

• Wat is de totale kost voor eventuele uitbreidingen om bijvoorbeeld te koppelen met andere systemen?

• Wat is het licentiemodel? Heb ik per gebruiker een account nodig? Kunnen accounts worden gedeeld?

Op basis van de bovenstaande vragenlijsten kan je hopelijk de beste keuze maken voor jouw brouwerij, nu en in de toekomst.

Enkel software, of nog meer?

Uiteraard proberen we met Douano nog beter te doen dan andere ERP-pakketten. Douano is heel specifiek gebouwd voor de drankensector en behoort dus tot de sectorspecifieke ERP-systemen. Het is een niche product in een niche sector, dat steeds verder ontwikkeld wordt in samenspraak met de brouwers, distilleerders en drankenhandelaars. Je profiteert dus van de vele best-practices die in Douano ingebouwd zijn en die gebaseerd zijn op de jarenlange ervaring van ons team én onze klanten.

Maar Douano is niet alleen software. Het is ook een service, een dienst waarop je kan vertrouwen. Onze ondersteuning is eenvoudig bereikbaar, persoonlijk en gaat mee op zoek naar antwoorden op jouw vragen. We denken graag mee over hoe we jouw administratie kunnen verbeteren, optimaliseren en automatiseren, ook als je met complexe vraagstukken zit over zaken zoals accijnzen.