Overstappen zonder zorgen

Zonder zorgen overstappen naar Douano? Het kan! Hieronder leggen we piekfijn uit hoe u kan overstappen van uw huidige manier van werken naar Douano en hoe wij u daarbij helpen.

Planning

Typisch zien we een doorlooptijd van twee weken tot anderhalve maand vooraleer een nieuwe klant volledig overgestapt is naar Douano. Deze periode dient vooral om de stamgegevens in te voeren en hangt uiteraard af van de tijd die u zelf kan vrijmaken hiervoor. U kan hiermee rekening houden om te bepalen wanneer uw Douano omgeving moet geactiveerd worden.

Indien u recent gestart bent met een nieuwe onderneming, dan kan u natuurlijk sneller starten. Er hoeven in dat geval namelijk geen gegevens overgezet te worden.

Overzetten van uw bestaande gegevens

Wanneer u overstapt naar Douano, hebt u de keuze om te starten met een schone lei of om uw bestaande gegevens over te zetten naar Douano.

Wanneer u start met een schone lei, kan u meteen aan de slag met het invoeren van gegevens zoals klantenfiches, productdata, prijzen, enzovoort. Dit is een uitstekende keuze voor het geval u geen gestructureerde gegevens beschikbaar hebt of wanneer u net gestart bent met uw onderneming.

Kiest u ervoor om bestaande gegevens over te zetten naar Douano, dan helpen wij u hier graag mee. In de meeste gevallen gaat het over gegevens zoals klant- en productgegevens en over historische omzet op basis van facturen. Van zodra deze data in Excel-formaat beschikbaar is, gaan wij ermee aan de slag om deze om te zetten en in te lezen.

Het voordeel van deze aanpak is de continuïteit van de gegevens: alle historische gegevens zitten dan ook in Douano, waardoor u in één oogopslag via de vertrouwde Douano rapporten kan zien hoe uw bedrijf evolueert.

Om te vermijden dat er veel oude, incorrecte gegevens worden meegenomen in deze oefening, raden wij steeds aan om de gegevens bij te werken vooraleer deze ingelezen worden in Douano. Dit kan perfect in Excel zelf gebeuren, zodat dit op een snelle en overzichtelijke manier kan.

Testomgeving

Nieuwe software vraagt soms wat tijd om eraan te wennen. Douano is op dat vlak heel gebruiksvriendelijk, maar toch is het handig om af en toe iets te kunnen uittesten zonder dat je daarbij onechte voorraad of bestellingen moet voor aanmaken. Daarom voorzien wij altijd de mogelijkheid om een testomgeving op te zetten, waarbij de gegevens van de echte omgeving eenvoudig kunnen overgezet worden naar deze testomgeving.

Vanuit zo'n testomgeving is het niet mogelijk om e-mails uit te sturen. Op die manier kan u dus gerust allerlei zaken uittesten, zonder zich zorgen te moeten maken dat klanten testfacturen zouden ontvangen.

Opleiding

Wanneer u de login gegevens ontvangt van uw Douano omgeving, zit daar meteen ook al een snelstartgids bij waarin een aantal basisfuncties worden uiteen gezet aan de hand van heldere voorbeelden.

Daarnaast plannen we ook de opleiding zelf in. Deze gaat meestal online door, zodat meerdere personen eenvoudig kunnen meevolgen vanop verschillende locaties. Deze opleiding is heel to-the-point en behandelt alle modules in detail. Het doel van deze opleiding is om u vertrouwd te maken met Douano zodat u meteen hierna de eerste verkoopbestelling en factuur kan uitzenden.

Begeleiding en ondersteuning

Het stopt echter niet na deze opleiding. Ook daarna staan we u met raad en daad bij bij het opstarten, zodat u met een gerust gemoed aan de slag kan. Indien nodig plannen we ook korte, doelgerichte één-op-één sessies in om een heel specifiek onderwerp verder toe te lichten of om samen een aantal stappen te doorlopen.

Ook als u Douano al langer gebruikt, blijven wij beschikbaar voor kwalitatieve, persoonlijke ondersteuning. Een mailtje naar support@douano.com volstaat om zo snel mogelijk hulp te krijgen wanneer u dit nodig hebt.